A- A A+ | Tăng tương phản Giảm tương phản

Những điều cần biết về kỹ năng soạn thảo chuyên nghiệp

Kỹ năng soạn thảo văn bản ngày nay được coi là chìa khóa để tiến gần hơn tới công việc mơ ước. Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản là gì? Làm thế nào để nắm được kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại...

I. Tìm hiểu chung về kỹ năng soạn thảo văn bản

1. Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?

Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng, ví dụ như Microsoft Word..., thông qua việc thực hành các thao tác liên quan đến văn bản như: gõ (nhập) văn bản, kỹ năng word cơ bản, sửa đổi, trình bày văn bản, lưu trữ và in ấn văn bản. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các đầu sách về giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản, điều này giúp bạn có nhiều cơ hội hơn để có thể thành thạo, nắm vững được kỹ năng soạn thảo văn bản.

2. Vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản

Nếu chúng ta nói đến vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản, thì có thể nói rằng, nó chiếm một vai trò rất lớn trong đời sống kinh tế, xã hội ngày nay.

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, giúp cho các cơ quan hành chính, cũng như người dân, có thể tinh gọn các thủ tục hành chính hơn, rút ngắn thời gian để làm các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật một cách nhanh nhất tới người dân...

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại giúp cho các công ty, xí nghiệp nhanh gọn hơn trong việc ký kết hợp đồng, thay vì viết tay như ngày xưa, thì bây giờ đã có thể sử dụng các hợp đồng đã được thảo từ trước... Và trong lĩnh vực giáo dục cũng vậy, tại các trường học, cơ sở giáo dục, ngày càng tập trung hơn về môn dạy tin học văn học, tạo cho các học sinh một hành trang rất quan trọng trên quãng đường sau này, chính là kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản.

II. Những kỹ năng cơ bản trong soạn thảo văn bản

1. Hạn chế lỗi sai bằng các kỹ năng gõ, nhập chuyên nghiệp

Kỹ năng soạn thảo văn bản cần phải tránh việc mắc phải các lỗi sai như nhập thiếu, thừa ký tự, nhập sai chữ… Bạn có thể hạn chế việc này bằng việc chỉn chu và rèn luyện khả năng,

tốc độ gõ, nhập văn bản và sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả văn bản có sẵn trong Word hay Doc.

2. Đơn giản, tập trung vào vấn đề

Khi gõ nội dung văn bản cần phải tập trung vào vấn đề, sử dụng ngôn từ một cách ngắn gọn, đặc biệt là trong các văn bản hành chính. Ví dụ về các bước trong kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Xác định mục tiêu, chọn loại văn bản, sưu tầm tài liệu, xin chỉ thị cấp lãnh đạo, hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan, và cuối cùng là suy luận (các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)... Tương tự như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại, cũng sẽ có những bước cụ thể để có thể soạn thảo được một hợp đồng thương mại đúng tiêu chuẩn.

3. Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

Font chữ phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Đây cũng được coi là một kỹ năng word cơ bản. Thông thường đối với một số loại giấy tờ hay văn bản thì sẽ có yêu cầu cụ thể rõ ràng về loại font chữ. Tuy nhiên trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể gì, bạn nên chọn các loại font chữ cơ bản, thông dụng như Time New Roman. Còn đối với kích thước, thông thường sẽ sử dụng cỡ chữ từ 12 - 14.

4. Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn

Trong các văn bản hành chính, cũng như một số văn bản công sở khác thì tiêu chuẩn về lề, cũng là một tiêu chuẩn rất nghiêm khắc. Ví dụ về tiêu chuẩn lề cơ bản: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.

5. Căn chỉnh các đoạn văn bản

Căn chỉnh các đoạn trong văn bản sao cho có sự dãn cách dòng, dãn cách đoạn hợp lý. Khi hết một đoạn bạn nên chấm kết thúc và xuống dòng sang đoạn mới để văn bản trông đẹp hơn và rõ ràng về nội dung hơn.

6. Phần mở đầu

Đây là phần dẫn vào nội dung chính. Vì vậy ở đây bạn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt, viết chữ in hoa, hoặc chọn những kiểu chữ nghệ thuật. Làm như vậy sẽ thu hút được sự chú ý của người xem rất tốt cho văn bản của bạn.

7. Sử dụng hình ảnh

Để cho nội dung văn bản của bạn không bị nhàm chán, bạn có thể sử dụng kết hợp thêm hình ảnh minh họa. Trong một số văn bản về tài chính, bạn còn phải sử dụng thêm các biểu đồ, để thể hiện nội dung của mình. Bạn nên sử dụng kỹ năng soạn thảo văn bản linh hoạt. Để chèn ảnh, bạn có thể copy trực tiếp ảnh muốn chọn và paste vào văn bản, hoặc bạn có thể sử dụng thao tác sau: Insert – picture – chọn ảnh muốn chèn – insert.

8. Khoảng cách dòng phù hợp

Theo tiêu chuẩn được ghi tại một số giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản thì khoảng các dòng thường là 1.5 lines.

9. Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề

Với những văn bản dài, có nhiều nội dung chính, thì bạn nên chia nhỏ thành các đoạn văn bản và mỗi đoạn hiển thị những nội dung chính, điều này giúp người đọc sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn. Điều này còn đặc biệt hơn trong kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại, trong loại văn bản này có rất nhiều điều khoản, ví dụ về quyền,

trách nhiệm của hai bên... cho nên bạn nên chia thành những đoạn, những phần khác nhau. Đặt tiêu đề cho văn bản soạn thảo cũng là một phần rất quan trọng. Tiêu đề luôn luôn thu hút người đọc rất nhiều. Vì vậy bạn hãy học cách lựa chọn tiêu đề thật hay và hấp dẫn nhé.

10. Ngắt trang (Page break), ngắt đoạn (Section break)

Công cụ microsoft word cho phép bạn ngắt trang, ngắt đoạn một các dễ dàng mà không phải ấn phím enter nhiều lần. Điều này đặc biệt tốt cho các bạn có một cường độ làm việc với soạn thảo lớn. Những lệnh về ngắt trang, ngắt đoạn đều được ghi rất rõ trong các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản. Để có thể ngắt trang và ngắt đoạn trong microsoft word, bạn hãy sử dụng công cụ Page Layout.


Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
Bài tin liên quan
Chính phủ điện tử
Tin đọc nhiều
Hướng dẫn sử dụng một số công cụ, phần mềm tổ chức dạy-học trực tuyến (Bài 1: Phần mềm ViettelStudy) 08/02/20

Như đã đưa tin, bộ phận CNTT của Sở sẽ liên tục cập nhật các cách làm thực tế, video chia sẻ kinh nghiệm, các bài viết của các chuyên gia giáo dục, nhà giáo có kinh nghiệm, các ứng dụng CNTT hữu ích nhằm mục đích triển khai hoạt động học trực tuyến tới các đơn vị, nhà trường, giáo viên, học sinh. Đề nghị các đơn vị nghiên cứu, học tập và chia sẻ các cách làm hiệu quả của đơn vị mình. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ đồng chí Lý Tiến Hải, chuyên viên Sở GDĐT, số điện thoại, zalo: 0973870888, email: hailt.so@thainguyen.edu.vn hoặc thường xuyên truy cập website: http://thainguyen.edu.vn

Một số biện pháp dạy học, giao việc cho học sinh học tập tại nhà 06/02/20

Nhằm đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong dạy và học, đặc biệt trong thời gian học sinh nghỉ học ở nhà do dịch cúm do chuẩn mới vi rút Corona gây ra, Sở GDĐT Thái Nguyên đã có văn bản số 184/SGDĐT-GDTrH ngày 06/02/2020 hướng dẫn tổ chức hoạt động học trực tuyến tới các đơn vị.

Hướng dẫn sử dụng một số công cụ, phần mềm tổ chức dạy-học trực tuyến (Bài 2: Công cụ tiện ích của Google) 08/02/20

Như đã đưa tin, bộ phận CNTT của Sở sẽ liên tục cập nhật các cách làm thực tế, video chia sẻ kinh nghiệm, các bài viết của các chuyên gia giáo dục, nhà giáo có kinh nghiệm, các ứng dụng CNTT hữu ích nhằm mục đích triển khai hoạt động học trực tuyến tới các đơn vị, nhà trường, giáo viên, học sinh. Đề nghị các đơn vị nghiên cứu, học tập và chia sẻ các cách làm hiệu quả của đơn vị mình. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ đồng chí Lý Tiến Hải, chuyên viên Sở GDĐT, số điện thoại, zalo: 0973870888, email: hailt.so@thainguyen.edu.vn hoặc thường xuyên truy cập website: http://thainguyen.edu.vn

Hướng dẫn sử dụng một số công cụ, phần mềm tổ chức dạy-học trực tuyến (Bài 3: Sử dụng mạng xã hội Zalo, Facebook) 10/02/20

Như đã đưa tin, bộ phận CNTT của Sở sẽ liên tục cập nhật các cách làm thực tế, video chia sẻ kinh nghiệm, các bài viết của các chuyên gia giáo dục, nhà giáo có kinh nghiệm, các ứng dụng CNTT hữu ích nhằm mục đích triển khai hoạt động học trực tuyến tới các đơn vị, nhà trường, giáo viên, học sinh. Đề nghị các đơn vị nghiên cứu, học tập và chia sẻ các cách làm hiệu quả của đơn vị mình. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ đồng chí Lý Tiến Hải, chuyên viên Sở GDĐT, số điện thoại, zalo: 0973870888, email: hailt.so@thainguyen.edu.vn hoặc thường xuyên truy cập website: http://thainguyen.edu.vn

Cho trẻ mầm non, học sinh, sinh viên trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên tạm nghỉ học từ 04/2 đến hết ngày 09/02/2020 03/02/20

Trước các diễn biến phức tạp mới của dịch bệnh viêm đường hô hấp cấp do chủng mới của vi rút Corona gây ra, 10 giờ sáng nay (ngày 03/02/2020), Sở GDĐT Thái Nguyên đã có Văn bản số 145/SGDĐT-CTTT cho phép trẻ mầm non, học sinh, sinh viên các trường phổ thông, các cơ sở giáo dục nghề nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên tạm nghỉ học từ 04/2 đến hết ngày 09/02/2020.

Liên kết website
Thống kê truy cập
Hôm nay : 356
Hôm qua : 907
Tháng 06 : 15.707
Năm 2020 : 60.954